O cliente marcou um horário. Até o dia do atendimento, ele ainda pode ter dúvidas: onde fica a entrada, quanto tempo deve reservar, o que precisa levar e como avisar se acontecer algum imprevisto.
Responder a essas perguntas faz parte do cuidado com quem escolheu seu trabalho. Não é preciso enviar uma mensagem longa. O objetivo é reunir as informações certas e apresentá-las de um jeito fácil de consultar.
Confira o que foi agendado
Comece pelo básico: serviço escolhido, dia, horário e profissional responsável, quando houver mais de uma pessoa atendendo. Se o cliente pediu mais de um serviço, confira se a reserva contempla todos eles.
Explique também a duração prevista e o valor ou a forma como ele será definido. Quando algo depender de uma avaliação, deixe essa condição clara antes da visita. Evite apresentar uma estimativa como um preço fechado.
Ajude o cliente a encontrar o local
Envie o endereço completo e inclua uma referência quando ela for útil. Em prédios, galerias ou espaços compartilhados, informe o número da sala, o andar e a entrada correta.
Se o estabelecimento atende em mais de um endereço, confira qual deles corresponde à reserva. Um link para a localização pode complementar a mensagem, mas não precisa substituir o endereço escrito.
Compartilhe somente as orientações necessárias
Alguns serviços exigem preparo ou materiais específicos. Informe apenas o que se aplica àquele atendimento e use instruções que tenham sido definidas pelo profissional responsável.
Organize o conteúdo em itens curtos. Em vez de enviar todas as regras do estabelecimento de uma vez, destaque o que o cliente precisa saber para a visita. Se o serviço não exige preparo, você pode dizer isso de forma direta.
Explique como falar com a equipe
Deixe um canal de contato para dúvidas e imprevistos. Se as mensagens são respondidas apenas em determinados períodos, informe o horário de atendimento desse canal.
Apresente também a política de alteração e cancelamento que realmente vale no seu estabelecimento. O cliente deve conseguir entender como solicitar uma mudança e quais condições se aplicam, sem precisar adivinhar o procedimento.
Use um lembrete com informações úteis
Se você envia lembretes, prefira uma mensagem que permita reconhecer o compromisso rapidamente. Evite repetir várias mensagens com o mesmo conteúdo ou incluir promoções no meio de uma orientação importante.
Um modelo simples para adaptar à sua rotina:
Olá, [nome]! Seu atendimento de [serviço] está marcado para [dia], às [horário], com [profissional]. Nosso endereço é [endereço]. [Orientação necessária, se houver.] Se precisar falar com a equipe ou solicitar uma alteração, use [canal de contato].
Antes de enviar, substitua os campos e confira os dados. Use apenas os canais combinados com o cliente e respeite as preferências de contato.
Observe quais dúvidas continuam aparecendo
Se várias pessoas perguntam a mesma coisa antes de chegar, talvez essa informação precise aparecer mais cedo ou com mais clareza. Revise sua mensagem de confirmação, a página do serviço e as orientações da equipe.
Comece por uma mudança pequena: corrigir um endereço incompleto, explicar melhor a entrada ou incluir a duração prevista. Preparar o atendimento também é cuidar da informação que acompanha o cliente até a sua porta.
Equipe Pinho
Conteúdos da Pinho sobre organização da agenda, atendimento e divulgação para quem presta serviços.
Mais leituras deste editor